Fordelene ved teknologi såsom digitale og cloud-baserede forretningsstyringsløsninger har åbnet op for en række muligheder for bygge- og anlægsbranchen.
Branchen, som traditionelt har skulle håndtere udfordringer som forsinkelse af projekter, overskridelse af omkostninger, overholdelse af helbreds- og sikkerhedsmæssige regler eller dårlig koordinering af aktiviteter og ressourcer, omfavner nu modigt de innovative digitale måder at arbejde på. Og med denne tilgang kan de sætte fart på forretningsstrategier, optimere processer og styrke resultaterne.
En hård branche med en digital udfordring
Bygge- og anlægsbranchen er en hård branche, der kræver en masse kræfter, præcision og koncentration.
Og når det gælder projekterne i denne branche – er de store og komplekse. Store pengebeløb, utallige medarbejdere og et stort netværk af underentreprenører, leverandører og partnere – alt skal være under kontrol.
I dag, hvor den globale konkurrence bliver hårdere, stiger presset på at levere vellykkede projekter til tiden og indenfor budget.
Og alligevel er der en endnu mere alvorlig udfordring i denne branche! Den er faldet bagud i forhold til adoptionen af moderne teknologi. Ifølge en rapport fra McKinsey Globe Institute var bygge- og anlægsbranchen for bare nogle år siden den næstmindst digitaliserede sektor i verden.
Heldigvis er bygge- og anlægsbranchen nu i gang med radikalt at forbedre sin relation til den digitale verden.
Ved at skifte fra tunge manuelle processer og ældre systemer er branchen nu ved at adoptere mere effektive måder at arbejde på. Digitale løsninger såsom CRM hjælper med at drive mere effektive, bæredygtige og mere sikre bygge- og anlægsprojekter, udarbejde mere effektive forretningsprocesser, såvel som tilbyde en bedre kundeoplevelse.
Så præcis hvordan har succesrige ledere i bygge- og anlægsvirksomheder adopteret teknologi for bedre at styre deres projekter og aktiver?
Her er fem måder, hvorpå byggevirksomheder bruger SuperOffice CRM til at vende deres forretning, projekter og kundeprocesser rundt.
1. Bedre kontrol over projektfaser og deltagere
Ifølge Harvard Business Review går alle projekter, store og små, igennem de samme fire faser af projektstyring: Planlægning, opbygning, implementering og afslutning/nedlukning. Selvom hver fase har sine egne særskilte elementer, er der også en tendens til, at de overlapper hinanden.
F.eks. vil du typisk starte planlægningen af et projekt omkring en boldbane med et budget og et estimat af, hvornår projektet er gennemført. Når du bevæger dig ind i udarbejdelse- og implementeringsfaserne, vil du definere og begynde at udføre detaljerne i projektplanen. Dette vil give dig ny information, så du vil revidere dit budget og slutdatoen. Med andre ord vil du foretage mere planlægning i takt med, at du får en klarere forståelse af det større billede.
Derfor er det afgørende for en vellykket projektstyring at have et komplet overblik over projektet inkl. milepæle, blueprints og budgetter.
Når projekter er store og komplekse og involverer et stort antal kunder/leverandører/partnere – hvilket er typisk for bygge- og anlægsbranchen – er det endnu vigtigere at centralisere al dokumentation og kommunikation ét sted.
Med SuperOffice CRM Projekter kan du udarbejde projekter, som vil give dig nem adgang til og overblik over alle aktiviteter, deltagere, kundesager, salg, dokumenter, kvalitetssystemer eller konti, som hører til et projekt – alt sammen ét sted.
Og med en lang række app integrationsmuligheder kan du forbinde SuperOffice CRM med andre systemer, såsom ERP, for at sikre, at alle relevante økonomiske og ledelsesmæssige informationer bliver gemt. Eller forbind systemet med eksterne databaser for at importere relevante projekt- og salgsrelateret information om kommende byggeprojekter. Andre integrationer kan hjælpe dig med automatisk at gemme dokumenter og aktiviteter i mapper og sortere dem baseret på type.
SuperOffice Projekter giver dig et 360-graders overblik i realtid af, hvad der foregår. Du kan dykke ned på virksomhedsniveau for at se alle entreprenører, underentreprenører og leverandører i forskellige faser af leverancekæden – hvilket hjælper dig med at bevare en bedre forståelse af spillerne i denne branche og pleje relationer.
Billede 1: Med SuperOffice CRM projekter vil du altid have et 360-graders overblik over dine projekter og interessenter.
2. Bedre håndtering af ressourcer for optimal udnyttelse
Bygge- og anlægsprojekter inkluderer generelt tunge værktøjer, udstyr, store mængder af produkter og materialer såvel som menneskelige ressourcer.
kan det være udfordrende at holde styr på alle disse dele og samtidig jonglere mellem at nå projektets mål og leve op til kundernes krav. Derudover må du sikre dig, at projektets faser starter og slutter til tiden, der er tilstrækkelige ressourcer, og de leveres til tiden, og at de udnyttes så effektivt som muligt.
Uden en centraliseret ressourcestyring kan projekter ikke bare blive forsinkede, men endda blive urentable.
Nøglen til ressourcestyring er overblik i realtid over:
- Hvilke ressourcer, der er behov for
- Hvilke ressourcer, der er tilgængelige,
- Hvor ressourcerne befinder sig, og
- Muligheden for at allokere og planlægge disse ressourcer i overensstemmelse hermed.
For at gøre dette – har du brug for et effektivt system til ressourcestyring.
SuperOffice CRM Dagbogen kan give dig netop det.
Når du har registreret alle dine ressourcer i systemet, vil du være i stand til at se præcis, hvordan de bruges og hvor, og planlægge og booke udnyttelse af dem på en mere smart måde.
Dagbogen kombinerer funktionaliteten fra en typisk kalender til registrering af aftaler med muligheden for at kunne booke et bestemt stykke udstyr såsom en gravemaskine eller en varevogn, eller endda en bestemt ingeniør.
Du kan endda oprette tilpassede kalendervisninger for specifikke grupper af ressourcer for at gøre det endnu nemmere at tjekke udnyttelse og tilgængelighed af udstyr eller arbejdskraft.
Billede 2: Du har altid et overblik over dine ressourcer for at sikre optimal udnyttelse.
3. Sørg for best practices med guider og skabeloner
Bygge- og anlægsprojekter er store og komplekse. De involverer en række forskellige interessenter og mange faser.
Naturligvis er der en stor risiko for, at opgaver falder mellem to stole og bliver overset.
Uanset, om du er hovedentreprenør eller en af de mange leverandører, er det sidste, du ønsker, forsinkelser, der kan resultere i, at dyre maskiner eller arbejdskraft må vente på, at tingene bliver afklaret. Eller endnu værre, bliver holdt ansvarlig for manglende overholdelse af aftaler.
En måde at håndtere dette på er at have en trin-for-trin proces, som sikrer best practices, og at aftaler altid bliver overholdt.
Start med klart at definere faser og milepæle, som afspejler din projektudvikling fra start til levering, og som hele dit team forstår og accepterer. Kortlæg derefter de vigtigste faser – præcist hvad der skal ske i hver fase og sørg for at levere de nødvendige protokoller og dokumentation, som er nødvendige i hver fase.
Med SuperOffice CRM kan du udarbejde en projektguide, som afspejler dine processer og din kvalitetsmanual. Du vil kunne designe en digital projektguide, som
- Indarbejder din organisations best practices
- Sikrer, at dine teams alle arbejder på en ensartet og struktureret måde og i henhold til lovgivningsmæssige standarder
- Leverer opgaveinstruktioner og foreslår dokumentskabeloner, som skal udarbejdes og gemmes i hver fase
- Foreslår hvilke opfølgningsaktiviteter, der skal udføres og hvornår
Uden en guide må du manuelt følge fremdrift for at sikre, at de rigtige trin bliver taget i hver fase. Dette vil ikke alene tage en masse af din tid og energi, men vil også skabe flaskehalse for dit team – og i sidste ende forsinke hele processen.
Billede 3: Brug en projektguide til at sikre, at dit team og dine projekter er afstemte i forhold til lovgivning og best practices.
4. Hold styr på aftaler med dokumenthåndtering
På grund af den store kompleksitet, som ofte er en del af projekterne i bygge- og anlægsbranchen, er dette en af de tungest regulerede brancher.
Der er ikke alene kontraktuelle aftaler mellem ejer, entreprenør og underentreprenører, men byggefirmaer må også tænke på bygningsreglementer, forsikringskrav, et hav af sikkerhedsbestemmelser og meget mere.
Hvis bare den mindste bestemmelse forsømmes, kan hele projektet blive stoppet, og udgør en væsentlig risiko for entreprenøren i form af bøder, retssager eller andre ubehagelige og dyre konflikter.
En vigtig del af at sikre overholdelse af aftaler og regler er dokumentation. Det er vigtigt at have et system til journalisering med nem adgang til korrekte versioner af dokumenter ét centralt sted.
Mange entreprenører holder sig stadig til fysiske papirer, arkivskabe og andre forældede midler til håndtering af dokumenter og data. Disse metoder betyder ofte, at det tager lang tid at finde dokumenter, de bliver væk, eller endnu værre, de kan ikke redes i tilfælde af naturkatastrofer eller indbrud.
SuperOffice CRM lader dig udarbejde, gemme og hente dokumenter direkte i systemet via den indbyggede Microsoft Office integration. Løsningen giver dig mulighed for automatisk at gemme dem det rigtige sted og finde og bruge dem i alle faser af dit projekt.
Da SuperOffice CRM er en cloud-baseret løsning, er det ikke bare nemt at tilgå og spore alle dokumenter, men du kan også benytte forskellige app integrationer, som automatisk vil håndtere filstrukturen og dokumentation for dig.
Du er også garanteret, at der rutinemæssigt tages back-up af din dokumentation, og den er tilgængelig på farten på alle enheder, uanset hvor du er.
Skulle der opstå et problem omkring overholdelse af aftaler, som f.eks. en konflikt fra en underentreprenør eller bekymringer omkring, hvorvidt sikkerhedsbestemmelser konsekvent følges, kan du have svaret lige ved hånden på få sekunder.
Billede 4: Udarbejd og håndtér alle dine dokumenter direkte i dit SuperOffice CRM system.
5. Bedre samarbejde med effektive kommunikationsværktøjer
Kommunikation er afgørende for en vellykket gennemførelse af ethvert byggeprojekt.
Da der er mange interessenter i bygge- og anlægsbranchen, kan der ofte opstå misforståelser og som et resultat heraf forsinkelser.
For at sikre, at alle arbejder som en velsmurt maskine, må du ikke alene have nogle pålidelige kommunikationskanaler til effektiv udveksling af information, men du må også systematisk samle al dialog ét sted.
Telefonsamtaler, kundeservice emails, SMS, live chat beskeder og endda opslag på sociale medier – er alle kanaler, som kunder, partnere, leverandører, entreprenører og underentreprenører ofte benytter.
Uden en systematisk tilgang lander information ofte i siloer på individuelle telefoner eller indbakker. Og skulle nogen blive syge eller endda glemme at give en besked videre, er der risiko for, at du står over for store (og dyre!) forstyrrelser og forsinkelser. For ikke at nævne den tid du spilder på at jagte den nødvendige information.
SuperOffice Service tilbyder et automatisk sagssystem, som samler al indkommende kommunikation, organiserer den, og fordeler forespørgsler til den rigtige person.
Uanset om dine partnere og leverandører foretrækker at kontakte dig via chat, SMS, emails eller telefon, vil SuperOffice Service samle alle beskeder ét sted.
sag tildeles automatisk et unikt referencenummer, som sætter den ind i et køsystem og sporer al kommunikation relateret til den. Det vil give dit team adgang til al den information, de behøver, for at komme videre i et projekt og få arbejdet gjort.
Og det bedste af det hele er, at det giver dig gennemsigtighed. Forskellige afdelinger på tværs af organisationen kan nemt tilgå den samme information, hvilket hjælper dig med bedre at organisere din organisatoriske arbejdsgang, såvel som sikrer endnu bedre relationer til leverandører.
Billede 5: Al projektkommunikation er tilgængelig og dokumenteret i et SuperOffice CRM projekt.
Når det gælder udgående kommunikation, vil SuperOffice Marketing hjælpe dig med at holde alle dine kunder og partnere opdaterede om projekter og alle statusmæssige ændringer.
F.eks. kan du sende en udsendelse til kunder og partnere for at fejre enhver milepæl, der passeres i et projekt, og fortælle dem, at alt kører efter planen.
Eller hvis du oplever en forsinkelse, kan du dele den nye tidsplan med én udsendelse til alle projektdeltagere, eller vælge en specifik entreprenør eller leverandører, som forsinkelsen vil påvirke. På den måde kan du udgå, at entreprenører dukker op på en byggeplads med dyre varer og maskiner, når du ikke er klar til dem.
Konklusion
Det er en udfordring for mange i bygge- og anlægsbranchen at holde styr på komplekse projekter med mange kunder og partnere.
Men et CRM system kan hjælpe med at forbedre ikke alene projektstyringen, men hele kunderejsen fra bud til eftersalg.
Et CRM system kan hjælpe virksomheder med at samarbejde og arbejde mere effektivt med entreprenører og underentreprenører såvel som hjælpe dem med at systematisere og automatisere byggeprocesser.
Det vil give et omfattende og overskuelige overblik over alle vigtige kunde- og projektinformationer – alt sammen ét sted. Med et enkelt klik kan alle medarbejdere i virksomheden få et komplet overblik over dine kunder og deres projekter.
Derudover kan et CRM system hjælpe dig med at håndtere et miljø, der hurtigt ændrer sig. Det vil at give dig et system, der kan sortere, strukturere, kategorisere og prioritere al indkommende kommunikation såvel som automatisering af standard processer.
Ved at udnytte CRM og integrere disse best practices kan du levere vellykkede projekter, nå salgsmål og opleve, at dit team vinder flere aftaler.
Bestil en demo med en af vores CRM eksperter, så vil vi vise dig, hvordan SuperOffice CRM kan hjælpe dig med at nå dine byggeprojektmål.