Vi lever i en verden, der ændrer sig i en utrolig fart.

Det, som virkede som banebrydende teknologi for 10 år siden, er blevet en almindelig nødvendighed i hverdagen i dag.

Det samme gælder for CRM branchen: Den har ændret sig utroligt meget, siden den gjorde sit indtog i starten af 1990erne.

Der findes ikke alene et væld af CRM-leverandører, som er klar til at imødekomme enhver virksomhedsstørrelse, behov og økonomiske rammer, men der er også mange valgmuligheder i form af innovation. Resultatet er, at nogle gamle CRM-systemer ikke er tidssvarende og ikke er i stand til at tilbyde den nyeste og allerede uundværlige funktionalitet.

Det er derfor, at mange virksomheder i dag føler, at de er vokset fra det CRM-system, de har, og derfor overvejer at skifte til et andet CRM-system.

Og hvis du er en af disse virksomheder, der føler sig fristet til at skifte, er denne artikel lige noget for dig.

Frygten for at sige “Ja” til et CRM-skifte

Ingen er glade for forandringer. Og når det gælder CRM – er der meget på spil.

Du tror måske, at det er alt for besværligt og dyrt for din virksomhed at skifte til et nyt CRM-system. Du har trods alt lagt en masse tid og kræfter i dit nuværende CRM-system: Implementering, tilpasninger, brugertræning for ikke at nævne omkostningerne til opgraderinger og tredjepartsintegrationer.

En anden bekymring er selvfølgelig den meget skræmmende tanke om at flytte din gamle database til det nye system!

For at adressere dine bekymringer vil vi først tage et kort tilbageblik.

Hvorfor investerede du i CRM i første omgang? Du må have haft store forventninger til det: Du forventede sikkert, at det ville forbedre produktiviteten, tage dine kunderelationer til et nyt niveau af loyalitet, strømline din salgsproces, og i sidste ende føre til øget omsætning.

Kan du huske det?

Spørg nu dig selv – har du stadig de samme ønsker for din forretning i dag?

Selvfølgelig har du det!

Så hvad foretrækker du – at tage udfordringen op og skifte til en bedre CRM-løsning, eller at holde liv i det gamle svigtende system?

7 tegn på, at du bør udskifte dit nuværende CRM-system

Der er flere faktorer, som kan signalere, at tiden er inde til at komme videre fra dit gamle CRM.

For at bestemme, om du er klar til at skifte CRM eller ej, kan du læse nedenstående liste med "tegn" og se, om du kan genkende nogle af dem.

1. Du er vokset fra dit CRM-system

Du er i sin tid startet småt - ansatte kun en håndfuld medarbejdere og havde bare et lille kontor.

I dag er din virksomhed en succesfuld forretning og har flere afdelinger. Du har flere ansatte og har brug for mere avancerede værktøjer til at styre forretningen og få succes. Din virksomheds kapaciteter er vokset i takt med dine forretningsmæssige mål.

Et gammelt CRM understøtter måske ikke de nye funktionaliteter, som er tilgængelige for andre på markedet, såsom:

• IP telefoni (Voip) så du kan foretage opkald direkte fra dit CRM-system,
• Live chat til at kommunikere med dine CRM-kontakter i realtid,
• Scripts til automatisering af arbejdsgange og kundeorienterede forretningsprocesser,
• Integration med specielle apps så du kan bruge digital signatur,
• Interaktive dashboards til nemmere at arbejde med forretningsanalyser, 
• Integrerede webformularer så du kan fange leads af høj kvalitet,
• og mange andre moderne CRM-funktioner.

Resultatet er, at din databasestruktur ikke er tidssvarende og dine dataindsamlingsmetoder bliver forældede, kapaciteten falder, og integrationer med de nyeste clould-baserede applikationer til salg eller marketing bliver umulige.

Og det værste er, at du ender med at lave kedelige "workarounds" eller – simpelthen begynder at arbejde uden om den nyeste teknologi.

2. Du har behov for nye implementeringsmuligheder og for mobil adgang

Jo større din virksomhed bliver, jo større bliver dine krav til mere fleksibilitet, når det gælder teknologi.

Hvis du har en ufleksibel CRM-implementeringsplan med dårlig skalerbarbed og begrænsede muligheder for mobil adgang, risikerer du at miste konkurrenceevne i forhold til de øvrige spillere på markedet, når det gælder effektivitet og hurtig kundeservice.

I dag skal du være i stand til at:

• øge eller mindske antallet af CRM-brugere uden problemer,
• ændre din eksisterende implementeringsmodel uden at miste produktivitet,
• vælge den funktionalitet, som et specifikt arbejdsområde kræver, og 
• få adgang til din CRM på farten og på forskellige enheder.

Hvis din virksomhed f.eks. har en international filial, er det vigtigt for dig at kunne arbejde med en cloud-baseret CRM-løsning, da det giver alle mulighed for at logge ind i den samme database i realtid.

Og hvis dine sælgere ofte arbejder i "marken", er det ganske enkelt en nødvendighed for dem at kunne bruge den mobile version af dit CRM, som giver dem mulighed for at tilgå og opdatere kundeinformation, opgaver, aftaler eller salgsmuligheder hvor som helst, når som helst og på alle enheder.

3. Du er ikke tilfreds med dit systems brugerinterface og brugeroplevelse

Dagens B2B-kunde søger en fantastisk kundeoplevelse, ikke bare et produkt. Og jo sejere denne oplevelse fremstår jo bedre!

Hvert nyt skridt CRM-udviklingen tager handler om at forbedre brugerinterfacet og brugeroplevelsen.

Ifølge vores egen undersøgelse siger 86% af vores potentielle kunder, at brugervenlighed er en af de vigtigste faktorer, når de skal vælge et CRM-system, og brugervenlighed er også en vigtig faktor for en vellykket CRM-adoption!

Og det er ingen overraskelse!

Hvad er værre end at kæmpe med at forstå et system, som er valgt for at gøre dine daglige opgaver nemmere, og som skal hjælpe dig med at nå mere? Ingen ønsker at bruge tid på at forstå navne på knapper eller felter eller at fare vild i en labyrint af uforklarlige og ulogiske trin.

Langsomme, pladskrævende, ikke-intuitive CRM-systemer med et gammeldags eller kedeligt brugerinterface er dømt til at blive afvist af brugerne og til sidst gå i glemmebogen.

Hvis dit team hader den måde dit nuværende CRM ser ud og fungerer på, er det tid til at skifte!

4. Du bliver forvirret p.g.a. for mange komplekse funktioner

Når det gælder CRM-system – er det ikke nødvendigvis godt at have en masse funktioner.

Ofte overestimerer virksomheder deres behov i forhold til forskellige CRM-funktioner. Resultatet er, at mange af funktionerne enten ikke bruges eller unødigt komplicerer det, der skulle være enkelt - kontaktstyring og salgs-, marketing- eller kundeserviceopgaver.

Faktisk viser den nyeste undersøgelse fra Apptivo, at CRM’s kompleksibilitet er den største årsag til, at virksomheder bliver utilfredse med deres CRM-system og overvejer at skifte til et andet system.

Det er fornuftigt at have et CRM, som tilbyder dedikerede brugerkategorier, der indeholder et sæt af funktioner, som er nødvendige for et specifikt job.

Det vil sige, at dine sælgere kan arbejde med et avanceret sæt af salgsforbedrende værktøjer og funktionalitet, mens dit kundeserviceteam udnytter en vifte af service-relaterede funktioner, som vil hjælpe dem med at yde omfattende og rettidig hjælp, og dit marketingteam kan fokusere på at forberede, sende og analysere deres marketingkampagner.

5. Dine sælgere nægter at bruge CRM

Det er endnu mere sørgeligt, når sælgere afviser CRM – da det er dem, CRM-systemet skal gavne mest!

Du skal vide, at sælgere er berygtet for at være dem, der "hader" CRM mest.

Ifølge en undersøgelse fra Software Advice er de væsentligste grunde til, at sælgere ikke bryder sig om CRM, at det er en tidsrøver, og at det er svært.

Det er et faktum – at hvis sælgere bliver tvunget til at bruge tid på et komplekst og forvirrende system, vil de simpelthen modarbejde det og ødelægge hele formålet ved at have et CRM.

Hvis du overvejer at skifte til et nyt CRM-system, er det derfor altafgørende at vælge et system, der hjælper dine sælgere med hurtigt at indtaste og tilgå vigtig information såvel som at automatisere essentielle salgsprocesser.

6. Du modtager dårlig eller kun lidt support fra leverandøren

Et andet bekymrende tegn er, hvis du ikke modtager tilstrækkelig support fra leverandøren.

Når du skal adoptere et CRM-system, har du og dine medarbejdere først og fremmest behov for tilstækkelig og dybdegående træning. Derfor er det vigtigt at vælge en CRM-leverandør, som kan tilbyde hands-on, interaktiv træning og support.

Hvis noget går galt - som en funktionsfejl eller en bug, har du derudover behov for sikkerhed for, at du kan kontakte leverandøren og modtage hurtig hjælp. Du har trods alt opgaver, der skal løses, og tekniske fejl må ikke stå i vejen for dig, når du skal drive en forretning.

Du skal heller ikke bekymre dig om at modtage rettidige og problemfrie opgraderinger eller at udføre komplekse integrationer. Og du skal sikre dig, at du kan bede om konsulentassistance, hvis du har brug for yderligere tilpasninger eller at integrere dit CRM med nye programmer.

Hvis leverandøren ikke tilbyder konsulentassistance eller ikke leverer en troværdig kundeservice, kan det i høj grad påvirke din generelle produktivitet.

7. Du håndterer dine GDPR-aktiviteter udenfor CRM

Når du har CRM-software, betyder det, at du gemmer information om kundeemner og kunder.

Dette betyder også, at den måde, du gemmer og behandler persondata om EU-borgere på i dit CRM, skal være i fuldstændig overensstemmelse med den nye EU General Data Protection Regulation (GDPR).

Der er blevet sagt meget om GDPR det seneste år; betydningen for salg, hvordan det påvirker marketing og de omkostningsmæssige konsekvenser, virksomheder kan stå overfor, hvis de ikke lever op til reglerne. Derfor skal du tage det seriøst, hvis dit nuværende CRM-system ikke understøtter GDPR-relateret funktionalitet, og du er nødt til at gemme GDPR-dokumentation separat.

Et GDPR-klart CRM-system hjælper dig ikke bare med at undgå juridiske problemer, men letter også den opgave, det er at indhente, dokumentere og gemme samtykker, retsgrundlag og abonnementer i overenstemmelse med lovgivningen, væsentligt. Dertil kommer, at det vil hjælpe dig med at revidere og opdatere din eksisterende database, så du kun gemmer den information, der er nødvendig, på en nem, rettidig og lovlig vis.

Så hvis dit nuværende CRM-system ikke tilbyder GDPR-relateret funktionalitet, hejser det et stort rødt flag for, at du bør skifte.

Bliv klar til CRM-skiftet

Hvis du har rettet blikket mod dig selv og kan genkende nogle af ovenstående tegn, når du skal beskrive dit forhold til dit nuværende CRM-system, så er det tid til at handle.

Det er ikke så skræmmende og svært at skifte til et nyt CRM, som du først troede.

Det, du skal gøre, er at forberede dig godt på at skifte og gøre dit forarbejde for at finde et perfekt CRM-match til din virksomhed.

For at træffe det rigtige valg skal du:

• Klart definere, hvad der mangler i dit gamle CRM, og hvilken ny funktionalitet, du ønsker at få i et nyt system;
• Re-definere hvilke forretningsmæsse mål, du ønsker at opnå, hvilke arbejdsprocesser, du ønsker at forbedre, og hvordan du ønsker at måle dem;
• Beskrive de nødvendige trin, du må tage i købsprocessen, såvel som dit budget;
• Tale med dine medarbejdere og tage højde for deres tilbagemeldinger og krav;
• Analysere din database, dens struktur og indhold og beslutte, hvad der skal overføres (brug denne mulighed til at foretage en større datarensning);
• Undersøge flere tilbud og søge professionel hjælp.

Hvis du foretager en grundig udvælgelse, vil du helt sikkert opleve de CRM fordele, som du oprindeligt påtænkte til din forretning.

Hvis du har brug for mere information om, hvordan du finder det rigtige CRM til din virksomhed, kan du downloade vores nyligt opdaterede Den store CRM guide.

Du kan også kontakte os direkte for at få en gratis demonstration af, om SuperOffice CRM er det rigtige valg for dig.