Personlig produktivitet: Det må du IKKE gøre for at blive produktiv

Prøver du nogle gange at nå så meget som overhovedet muligt på 24 timer kun for til sidst at indse, at du ikke nåede ret meget?

Hvorfor det? Hvorfor bliver du ved med at have travlt, men det ender med, at du ikke er produktiv?

Distraktioner, tab af koncentration og fokus, træthed, forkerte prioriteter – er normalt det, der forhindrer, at du arbejder produktivt.

Så hvordan kan vi optimere den måde, vi arbejder, personligt og som et team, og nå mere? Hvordan undgår vi at blive distraherede, og hvad er den mest effektive måde at komme til det endelige resultat?

Der er meget at tænke over. Og når du har super travlt, er der jo ikke meget tid til det!

Men lad os starte helt fra begyndelsen.

Hvad er produktivitet?

Traditionelt har “produktivitet” været det samme som, hvor meget værdi en person kan producere indenfor en bestemt tidsperiode ved at bruge de tilgængelige ressourcer. Ligesom et industrielt samlebånd: jo mere du gør hurtigere – jo bedre.

I dag har “produktivitet” fået en mere snæver og mere individualistisk betydning, da vi i højere grad accepterer folks forskellige adfærd, såsom arbejdsstil, motivation, niveau af uddannelse, personlighedstræk, teknologiske kompetencer etc.

Den nye måde at forstå produktivitet har en mere personlig tilgang. Det afhænger af, hvad der får den enkelte person til at “klikke” og blive mere produktiv, ikke af hvad der får den enkelte til at arbejde mere.

Her er et eksempel:

Hvis du arbejder hårdt på at overkomme mange opgaver indenfor en tidsramme, aka have travlt, er dit mål at nå mere på mindre tid – kvantitet. Hvis du er produktiv, er dit mål at skabe mere værdi med det du gør – kvalitet.

Med andre ord handler produktivitet i dag ikke om antallet af opgaver i løbet af en dag. Det handler om, hvor meget værdi du skaber for at komme tættere på det ønskede resultat.

Få de seneste Thrive with SuperOffice-artikler i din indbakke. Tilmeld dig her

 

Formlen for personlig produktivitet

Der findes ikke en generel formel for personlig produktivitet. Det hele afhænger af, hvilken type af person du er. Der er dog nogle fælles observationer, som har vist sig at øge produktiviteten for de fleste mennesker.

For at komme i gang med at beregne din egen personlige produktivitetsformel, må du starte med at definere dine egne værdier, uden at prøve at leve op til andres forventninger.

Tænk over, hvad der gør dig glad, når du arbejder – hvad giver dig glæde? Hvad er de vigtigste faglige standarder, du har? Men vigtigst af alt – hvad er formålet bag det, du prøver at udrette?

Sørg for, at dine livsværdier er den drivende kraft bag din arbejdsproduktivitet. Dette vil hjælpe dig med at mobilisere dine indre ressourcer og naturligvis producere mere med mindre stress.

Alligevel er der nogle fælles former for adfærd, som helt generelt er en dræber for produktiviteten.

9 former for adfærd, som påvirker personlig produktivitet negativt

1. Jagt efter mængde

Lad os tale om “samlebåndssyndromet”. Det betyder fokusering på at gøre mere på kortere tid, med det mål at producere en høj volumen.

Hvis du lider af dette syndrom, betyder det – ganske enkelt – at du skader dig selv. De negative bivirkninger af denne overanstrengelse såsom stress, træthed og manglende koncentration vil helt sikkert påvirke dit helbred og dine resultater med tiden.

Ifølge en rapport fra Health Advocate koster stressrelaterede sygdomme virksomheder $200 til $300 MILLARDER om året i tabt produktivitet, hvor 60% af arbejderne mister produktivitet p.g.a. stress.

Som vi allerede har sagt; produktivitet handler ikke om, hvor meget du kan gøre, men hvad du kan gøre mindre af. En af de mest enkle måder at praktisere “less is more” filosofien er at analysere dine personlige interferensmønstre. Hvor ofte og på grund af hvad bliver du normalt forstyrret? Når du først ved, hvad der stjæler din tid, ved du, hvordan du slipper af med det.

2. Ikke at være dig selv

Produktivitet varierer fra person til person. I stedet for at overtage andre menneskers “best practices”, når det drejer sig om at være produktiv, er det en god ide at kigge ind i dig selv.

Hvad får dig til at tænde og ønske at arbejde mere? Hvad er din arbejdsstil? Hvornår føler du dig inspireret?

Personlige træk kan udnyttes til at skabe en individuel formel for produktivitet på jobbet. Igen kan det hjælpe dig enormt at definere dine værdier og beskrive, hvad arbejdsetik betyder for dig.

At gøre noget, der er imod din natur, kan næppe være produktivt, da det altid vil være en kamp for dig. Hvis du f.eks. er introvert, vil du undgå offentlige taler og præsentationer for enhver pris; hvis du har det bedst med at arbejde alene, vil du hade at være afhængig af teamet; og hvis du er en af dem, som har brug for mere træning og vejledning, vil du finde det svært at forbedre dine resultater alene – uanset hvor hårdt du prøver.

Kend dig selv og gør dine særheder til dine styrker!

3. Multitasking

Det er bevist, at det øger produktiviteten at koncentrere sig om en eller to ting i stedet for mange.

Undersøgelser har bevist, at det hele tiden at skifte fra en opgave til en anden påvirker hjernen og får fokus og koncentration til at falde.

Det tager ca. 25 minutter at genvinde koncentrationen, når først du er blevet forstyrret eller distraheret af en anden opgave. Og da vores koncentrationsevne, når vi arbejder på en computer, er omkring 40 sekunder, er det svært at komme tilbage til en høj produktivitet, når vi er blevet distraheret.

Når du gør mange ting samtidig, kan du også glemme prioriteterne. Hvis du gerne vil gøre det hele samtidig, bruger du måske ikke nok tid på det, der betyder mere, og det mindsker værdien af dit arbejde.

Endelig vil multitasking også bare dræne dig for energi. Selvom dit job ikke er fysisk krævende, vil du efter en hel dag fuld af multitasking være helt flad.

Spørg dig selv – hvilke en til to opgaver bidrager mest til min succes og genererer den største indtjening? Fokusér derefter alene på disse to opgaver og hold dig til dem, indtil de er udførte.

4. Sætte alt for ambitiøse mål

Mange mennesker at alt for optaget af store, ambitiøse, langsigtede mål og projekter i stedet for at fokusere på opnåelige, mindre opgaver.

Med andre ord, de prøver at løbe en maraton i stedet for små spurter.

Beslutningen om at håndtere store projekter det meste af tiden fører til undvigelser og tøven. Hvis mennesker bliver overvældet af de store mængder af arbejde foran dem, kan de fare vild i processen, og til sidst – simpelthen give op.

I stedet er det bedre at arbejde strategisk med at segmentere dit arbejde i mindre stykker, som er til at klare. Dette letter byrden, får dit nervesystem til at slappe af og skaber mental energi, fordi hjernen forstår, at disse små spurter kan klares med små mængder af aktivitet.

Og når du først har klaret én mindre opgave, føler du dig styrket, opmærksom og motiveret af resultatet. Senere, når du har fundet en rytme, kan du øge arbejdsmængden.

5. Manglende evne til at sige NEJ til andre

Selvfølgelig er det godt at være høflig og hjælpsom!

Men… måske gør du andres arbejde i stedet for dit eget?

Du må lære at sige NEJ, når det påvirker din produktivitet og stjæler din tid. Selvom motivationen er høj, når du føler, at du er til nytte, og at der er brug for dig, er resultatet når dagen er omme, at du ikke kunne nå din fulde produktivitetsevne, fordi… du ikke har fokus på det, som betyder mest for dig!

Lær, hvordan du beskytter din egen tid, som gjaldt det dit liv.

6. Acceptere forstyrrelser

Forstyrrelser er en rigtig dræber for produktiviteten.

Selvom nogle af dem er uundgåelige, kan de fleste forstyrrelser elimineres.

Du tjekker hele tiden din telefon, kører op og ned på sociale medier, har flere faner åbne, indkøbslister, beskeder, påmindelser, telefonsamtaler, snak med kolleger – og meget mere – der er forstyrrelser alle vegne.

I stedet for acceptere distraktioner som et nødvendigt onde, bør du fokusere på proaktivt at eliminere dem. Selvfølgelig kræver det viljestyrke at modstå distraktioner i en moderne hverdag. Men du kan begrænse, hvor meget du ser TV og tjekker de sociale medier, lukke unødvendige hjemmesider, sætte din chat-funktion til “optaget” eller “forstyr ikke”, og måske gøre det “utænkelige” – og endda lukke din telefon.

7. Arbejde mange lange timer uden pause

Hvis du arbejder mange lange timer, vil det uundgåeligt resultere i faldende fokus. Du begynder at arbejde langsommere, lave fejl, glemme vigtige detaljer, gøre tingene om. Alt dette er det direkte modsatte af, hvad det vil sige at være produktiv.

Og glem ikke det vigtigste aktiv i dit liv – dit helbred! En undersøgelse publiceret i The Lancet afslørede, at medarbejdere, der arbejder mange timer, har en højere risiko for slagtilfælde (33%) og hjerte-karsygdomme (13%), end dem som har en arbejdstid fra 9-17.

Hold dig til den normale arbejdstid og sørg for, at du jævnligt har pauser for friske op og genoplade. Korte pauser har vist sig at afhjælpe spændinger, genopfylde din mentale ydeevne, reducere stress og træthed og forhindre, at du brænder ud.

8. Opretholde “bootcamp” mentaliliteten

De fleste af os er vokset op med troen på, at jo hårdere du arbejder, jo bedre bliver dit liv. Normalt bliver denne holdning ledsaget af “Du må presse dig selv, for at opnå noget i livet”.

Disciplin, mådeholdenhed, hårdt arbejde, modstandsdygtighed – dette er ord, som understøtter denne “bootcamp” mentalitet.

Når vi er hårde ved os selv, når vi kritiserer os selv eller taler negativt om os selv, gør vi ikke noget godt for at øge vores produktivitet. Tværtimod – vi øger stressniveauet, vi føler skam eller frygt, og til sidst er vi mere tilbøjelige til bare at give op.

Det at kalde dig selv idiot eller slap, være vred på eller bebrejde dig selv vil ikke hjælpe dig med at komme tilbage på produktivitetssporet. Det er en negative indstilling, som vil fastholde dig i en spiral af utilfredshed.

Hvis der er noget, der ikke går godt, skal du ikke være så hård ved dig selv, vær flink, start på ny eller skift til andre opgaver, og endelig – lad det ganske enkelt ligge. Hvis du er under mindre pres og er i godt humør, vil det helt sikkert hjælpe dig med at genvinde din koncentration og give dig mere energi til at takle selv de sværeste opgaver.

9. Ikke at indarbejde tidsbesparende teknologi

Til sidst – hvad gør du for at lette dine arbejdsrutiner og reducere arbejdsbyrden?

At skære ned på antallet af opgaver er en god start. Men hvad med at bruge moderne teknologi (programmer, systemer, applikationer, smarte enheder etc.)? I dag er der et væld af teknologi tilgængelig, som radikalt kan forbedre effektiviteten i din dagligdag.

I en undersøgelse foretaget af Ultimate Software har de fundet ud af, at 92% af medarbejderne synes, at det at have teknologi, der hjælper dem med at udføre deres arbejde effektivt, positivt har påvirket deres arbejdstilfredshed.

Fra automatisering af tidskrævende, gentagne opgaver til at samle al information i ét centralt system med hurtig adgang til data på farten – moderne teknologi kan hjælpe dig med at spare tid og bruge dine ressourcer på en mere produktiv måde.

Du er ikke en maskine

At få tingene gjort er en god ting, men at få tingene gjort rigtigt er meget bedre!

For virkelig at øge din personlige produktivitet skal du i gang med at gøre ting anderledes. Og en af de ting er at sætte dig selv først. I vores søgen efter perfektion glemmer vi ofte at være opmærksomme på det indre: vores egne værdier, prioriteter og behov.

Du er trods alt ikke en maskine. Men du kan helt sikkert bruge en til at hjælpe dig med at øge produktiviteten.

En anden lektie er, at du skal stoppe med at være brandslukker! Når du har travlt og er overbebyrdet, ender det med, at du bare slukker brænde. Og selv om du måske er produktiv, når det gælder det antal brænde, du slukker, vil travlhed bestemt ikke holde dit arbejde fri for nye brænde.

Dagen sidste konklusion er: Værdi er bedre en kvantitet, og effektivitet betyder mere end produktivitet.

Dette er sådan Jason Fried, CEO of Basecamp, hvis motto er “Det behøver ikke at være vildt på arbejdet”, forklarer det: