Erklæring om beskyttelse af personoplysninger for SuperOffice

Denne Erklæring om beskyttelse af personoplysninger blev publiseret den 20. marts 2018.

Hos SuperOffice er vi stærkt engagerede i at beskytte og respektere dine persondata  i overensstemmelse med EU's generelle forordning om databeskyttelse (GDPR) 2016/679, dateret 27. april 2016. Denne erklæring om beskyttelse af personoplysninger forklarer, hvornår og hvorfor vi indsamler personoplysninger, hvordan vi bruger dem, og under hvilke omstændigheder vi kan videregive dem til andre, og hvordan vi holder dem sikre. Denne erklæring om beskyttelse af personoplysninger gælder brugen af vores produkter samt vores aktiviteter i forbindelse med salg, markedsføring og opfyldelse af kundekontrakter. Den gælder også for enkeltpersoner, der søger job hos SuperOffice.

Hvem er vi?

SuperOffice AS udvikler og leverer CRM-software (Customer Relationship Management), der understøtter vores kunders processer inden for markedsføring, salg og kundeservice. Virksomhedens hovedsæde ligger i Oslo, Norge, og vores datterselskaber ligger i Norge, Sverige, Danmark, Tyskland, Holland, Storbritannien, Tyskland og Litauen. Hovedsædets registrerede adresse er Wergelandsveien 27, 0167 Oslo, Norge. SuperOffice AS er dataansvarlig, og vores Data Protection Officer (DPO)  kan kontaktes via e-mail: privacy@superoffice.com.

Hvornår indsamler vi personoplysninger om dig?

 

• Når du bruger vores produkter.
• Når du interagerer med os personligt, via korrespondance, telefon, sociale medier eller vores hjemmesider.
• Når vi indsamler personoplysninger fra andre kilder, f.eks. tredjeparts dataindsamlere, SuperOffice-markedsføringspartnere, offentlige kilder eller sociale netværk. Vi anvender kun disse oplysninger, hvis du har givet dit samtykke til at dele dine personoplysninger med andre.
• Vi kan indsamle personoplysninger, hvis de anses for at være af legitim interesse, og hvis denne interesse ikke tilsidesættes af dine interesser i forbindelse med personoplysninger. Før der indsamles data, sørger vi for at foretage en evaluering, som sikrer, at der er gensidig interesse mellem dig og SuperOffice.

 

Hvorfor indsamler og anvender vi personoplysninger?

Vi indsamler og anvender dine personoplysninger til at foretage direkte salg, direkte markedsføring og kundeservice. Vi indsamler også oplysninger om leverandører, partnere og personer, der søger job eller arbejder i vores virksomhed.

Vi kan bruge dine oplysninger til følgende formål:

• Sende dig markedsføringsmateriale, som du har anmodet om. Dette kan indeholde oplysninger om vores produkter og tjenesteydelser, arrangementer, aktiviteter og kampagner fra vores tilknyttede partneres produkter og tjenesteydelser. Denne kommunikation er abonnementsbaseret og kræver dit samtykke.
• Sende dig oplysninger om produkter og tjenester, som du har købt hos os.
• Foretage direkte salgsaktiviteter i tilfælde, hvor der er fastslået lovlig og gensidig interesse.
• Give dig indhold og detaljer om tid og sted for et webinar eller arrangement, som du har tilmeldt dig.
• Svare på en "Kontakt mig"-formular eller andre webformularer, som du har udfyldt på SuperOffice.com eller superoffice.dk (f.eks. for at downloade et whitepaper).
• Følge op på indkommende anmodninger (kundesupport, e-mails, chat eller telefonopkald).
• Give dig adgang og tjenesteydelser i forbindelse med til en Free Trial til SuperOffice CRM.
• Give adgang til vores kundesupportportal og SuperOffice Community-hjemmeside.
• Opfylde kontraktlige forpligtelser som f.eks. ordrebekræftelse, licensoplysninger, fakturaer, påmindelser og lignende. Kontrakten kan være med SuperOffice direkte eller med en SuperOffice-partner.
• Give dig meddelelse om eventuelle forstyrrelser i vores tjenester (systemmeddelelser).
• Kontakte dig for at foretage undersøgelser om din mening om vores produkter og tjenester.
• Behandle en jobansøgning.

Vores retsgrundlag for indsamling af personoplysninger

Indsamling af personoplysninger på grundlag af samtykke

Indsamling af personoplysninger på grundlag af samtykke fra den registrerede vil blive foretaget ved hjælp af "samtykkeerklæringer", som vil lagre dokumentation i forbindelse med det samtykke, der gives af den enkelte. Individuelle tilladelser vil altid blive lagret og dokumenteret i vores systemer.

Indsamling af personoplysninger på grundlag af kontrakter

Vi bruger personoplysninger til at opfylde vores forpligtelser i forbindelse med kontrakter og aftaler med kunder, partnere og leverandører.

Indsamling af personoplysninger på grundlag af legitim interesse

Vi kan anvende dine personoplysninger, hvis dette anses for at være af legitim interesse, og hvis den registreredes interesser i forbindelse med personoplysninger ikke tilsidesætter denne interesse. For at skabe retsgrundlag for dataindsamling har der normalt været foretaget en vurdering, hvor der er fundet en gensidig interesse mellem SuperOffice og den enkelte person. Dette retsgrundlag er primært forbundet med vores salgs- og markedsføringsformål. Vi vil altid informere enkeltpersoner om deres ret til privatlivets fred og formålet med indsamling af personoplysninger.

Hvilke type personoplysninger bliver indsamlet?

Vi indsamler navn, titel, telefonnummer og e-mailadresse i tillæg til din virksomheds navn og kontaktoplysninger. Vi kan også indsamle feedback, kommentarer og spørgsmål, som vi modtager fra dig i kommunikation vedrørende tjenester samt aktiviteter som f.eks. møder, telefonopkald, dokumenter og e-mails. Fra vores hjemmesider kan vi indsamle IP-adresse og handlinger foretaget på webstedet.

Hvis du uploader fotos eller videoer, tilføjer opslag, kommentarer eller lignende på vores Community-kundeportal, kan informationen læses af alle med adgang til et Community-kundeportalen og anvendes til formål som SuperOffice eller du selv ikke har kontrol over. Derfor er SuperOffice ikke ansvarlig for information, som du indsender til Community-kundeportalen.

Hvis du søger et job hos SuperOffice, indsamler vi de oplysninger, du afgiver i forbindelse med ansøgningen.

SuperOffice indsamler eller behandler ingen særlige kategorier af personoplysninger, f.eks. offentlige, entydige identifikatorer eller følsomme personoplysninger.

Hvor længe opbevarer vi dine personoplysninger?

Vi lagrer personoplysninger så længe, som det er nødvendigt til opfyldelse af formålet, hvortil personoplysningerne blev indsamlet. Vi tager også hensyn til vores behov for at kunne besvare dine spørgsmål og anmodninger eller løse eventuelle problemer, overholde juridiske krav i henhold til gældende lov, varetage eventuelle juridiske krav eller klager samt som sikkerhedsforanstaltninger.

Det betyder, at vi kan beholde dine personoplysninger i en rimelig periode efter din sidste interaktion med os. Når de personoplysninger, vi har indsamlet, ikke længere er nødvendige, sletter vi dem på en sikker måde. Vi kan behandle data til statistiske formål, men i disse tilfælde vil dataene blive anonymiseret.

Dine rettigheder til dine personoplysninger

Du har følgende rettigheder med hensyn til dine personoplysninger:

• Ret til at anmode om en kopi af dine personoplysninger, som SuperOffice har om dig.
• Ret til at anmode om, at SuperOffice korrigerer dine personoplysninger, hvis de er forkerte eller forældede.
  • Hvis du er kunde eller partner, og du har registreret en profil på vores hjemmeside, kan du opdatere din brugerprofil ved at logge på Community og vælge "Rediger profil".
  • Hvis du er kunde og bruger SuperOffice CRM Online, kan du opdatere din brugerprofil i SuperOffice ved at logge på SuperOffice og vælge "Vis mine kontaktoplysninger" for at redigere dine oplysninger.
• Ret til at anmode om, at dine personoplysninger slettes, når det ikke længere er nødvendigt for SuperOffice at beholde sådanne oplysninger.
• Ret til at tilbagekalde et samtykke til behandling af personoplysninger til enhver tid. For eksempel dit samtykke til at modtage elektronisk markedsføringsmateriale:
  • Hvis du vil tilbagekalde dit samtykke til elektronisk markedsføring, bedes du benytte linket til administration af dine abonnementer, som indgår i vores kommunikation. Bemærk venligst, at du stadig kan modtage systemmeddelelser og administrative meddelelser fra SuperOffice, f.eks. ordrebekræftelser, systemmeddelelser og meddelelser om dine kontoaktiviteter.
• Ret til at anmode om, at SuperOffice forsyner dig med dine personoplysninger og, hvis det er muligt at videregive disse oplysninger direkte (i et transportabelt format) til en anden registersansvarlig, når behandlingen er baseret på samtykke eller en kontrakt.
• Ret til at anmode om begrænsning af yderligere databehandling, hvis der foreligger en tvist vedrørende nøjagtigheden eller behandlingen af dine personoplysninger.
• Ret til at modsætte sig behandling af personoplysninger, hvis databehandlingen har været baseret på legitim interesse og/eller direkte markedsføring.

Eventuelle forespørgsler om dine rettigheder i forbindelse med personoplysninger skal sendes til privacy@superoffice.com

Brug af cookies og beacons

Vi bruger cookies og internet-beacons (navigationsinformation om hjemmesider) til indsamling af oplysninger, når du bevæger dig rundt på virksomhedens hjemmesider. Navigationsoplysninger om hjemmesider indeholder standardoplysninger fra din webbrowser, for eksempel browsertype og browsersprog, din IP-adresse (Internet Protocol) og de handlinger, du foretager på virksomhedens hjemmesider, for eksempel viste hjemmesider og klikkede links.

Disse oplysninger bruges til at få hjemmesiderne til at fungere mere effektivt, til at levere forretnings- og markedsføringsinformation til hjemmesidens ejere af ejendommen og til at indsamle personoplysninger som f.eks. browsertype og operativsystem, henvisende side, rute gennem webstedet, domæne for ISP m.m. for at kunne forstå, hvordan besøgende bruger en hjemmeside. Cookies og lignende teknologier hjælper os med at skræddersy vores websted efter dine personlige behov samt opdage og forhindre sikkerhedstrusler og misbrug. Anvendelse af cookies og web-beacons i sig selv identificerer dig ikke personligt.

Deler vi dine data med nogen?

Vi hverken deler, sælger, udleje eller bytter dine oplysninger med tredjeparter uden dit samtykke, bortset fra hvad der er beskrevet nedenfor:

Tredjepart serviceudbydere, som arbejder på vores vegne:

Vi kan videregive dine oplysninger til vores distributører, agenter, underleverandører og andre tilknyttede organisationer med henblik på, at de yder tjenester til dig på vores vegne. 

Tredjeparts produktudbydere, som vi arbejder i tilknytning til:

Vi arbejder tæt sammen med forskellige tredjeparts produktudbydere for at kunne give dig en række produkter og tjenester, der er designet til at opfylde dine behov i forbindelse med CRM (f.eks. apps, som er tilgængelige i vores App Store). Når du spørger om eller køber et eller flere af disse produkter, vil den relevante tredjeparts produktudbyder bruge dine oplysninger til at give dig information og opfylde deres forpligtelser, der måtte stamme fra kontrakter, du har indgået med dem. I nogle tilfælde vil vores tredjeparts produktudbydere handle som dataansvarlige for dine oplysninger, og derfor anbefaler vi, at du læser deres politik om personoplysninger og underskriver en databehandleraftale. Disse tredjeparts produktudbydere deler dine oplysninger med os, hvorefter vi vil bruge dem i overensstemmelse med denne erklæring om beskyttelse af personoplysninger.

Hvis krævet af lovgivningen:

Vi kan videregive dine personoplysninger, hvis det kræves af lovgivningen, eller hvis vi som virksomhed har rimelig grund til at mene, at videregivelse er nødvendig for at beskytte vores virksomheds rettigheder og/eller at overholde en retslig behandling, en retskendelse eller en retslig procedure. Vi vil dog gøre, hvad vi kan for at sikre, at dine rettigheder i forbindelse med personoplysninger fortsat beskyttes.

Brug af underleverandører (behandlere og underbehandlere)

Vi kan anvende underleverandører til at behandle personoplysninger på vegne af os. Vi er ansvarlige for, at de forpligter sig til at overholde denne politik om personoplysninger og gældende databeskyttelseslovgivning ved at underskrive en databehandleraftale.

Hvis underleverandøren behandler personoplysninger uden for EU/EØS-området, skal en sådan behandling være i overensstemmelse med EU's Privacy Shield Framework, EU's standardkontraktbestemmelser for overførsel til tredjelande eller et andet særligt angivet lovligt grundlag for overførsel af personoplysninger til et tredjeland.

Hvis der indgås aftale med en ny underleverandør, eller foretages ændringer af underleverandører i forbindelse med vores CRM Online-tjeneste, vil kunderne blive orienteret i overensstemmelse med vores servicevilkår. En fortegnelse over godkendte underbehandlere, som indgår i vores databehandleraftale, er tilgængelig i Sikkerhedscenteret.

Ændringer af denne erklæring om beskyttelse af personoplysninger

SuperOffice forbeholder sig ret til at ændre denne erklæring om beskyttelse af personoplysninger til enhver tid. Den gældende version vil altid være at finde på vores hjemmesider. Vi opfordrer dig til at kontrollere denne erklæring om beskyttelse af personoplysninger med mellemrum for at sikre, at du er tilfreds med eventuelle ændringer.

Hvis vi foretager ændringer, der væsentligt ændrer vores praksis i forbindelse med personoplysninger, orienterer vi dig via e-mail eller anbringer en meddelelse på vores hjemmesider, før ændringen får virkning.

Din ret til at indgive klage til en tilsynsmyndighed

Hvis du er utilfreds med den måde, hvorpå dine personoplysninger bliver behandlet, kan du i første omgang kontakte privacy@superoffice.com. 

Hvis du fortsat er utilfreds, har du ret til at henvende dig direkte til din nationale tilsynsmyndighed med henblik på en afgørelse. Tilsynsmyndighederne kan kontaktes for: 

• Norge: 
  Datatilsynet
  www.datatilsynet.no 
  

• Sverige:
  Datainspektionen 
  www.datainspektionen.se
• Danmark:
  

  Datatilsynet
  www.datatilsynet.dk 

• Tyskland:
  Hver enkelt tysk stat har en datatilsynsmyndighed, som er ansvarlig for håndhævelse af databeskyttelseslovgivning og har retskompetence med hensyn til dataansvarlige, som er etableret i den pågældende stat
• Holland:
  Autoriteit Persoonsgegevens  
  autoriteitpersoonsgegevens.nl
• Storbritannien:
  Information Commissioner’s Office (ICO)
  ico.org.uk
• Schweiz:
  Federal Data Protection and Information Commissioner (FDPIC)
  

  www.edoeb.admin.ch

• Litauen:
  Valstybinė duomenų apsaugos inspekcija in Lithuanian 
  ada.lt